Wymagania GPSR dla etykiet: drukarka, taśma, materiał

Od 13 grudnia 2024 r. niemal każdy produkt konsumencki sprzedawany w UE musi nosić dane identyfikacyjne i kontaktowe zgodnie z rozporządzeniem o ogólnym bezpieczeństwie produktów (UE) 2023/988. Większość firm rozwiązała stronę prawną, dostała od kancelarii listę kontrolną i wydrukowała efekt na biurowych arkuszach samoprzylepnych. Rok później klej odszedł na rogach, tekst wyblakł do szarości, a na półce stoi produkt, którego nikt nie powiąże już z partią. Wymagania GPSR dotyczące etykiet to w równym stopniu problem druku i materiału, co problem prawny, i akurat o tej stronie prawie nikt nie pisze.

Ten poradnik opisuje, co musi znaleźć się na etykiecie, na czym trzeba ją wydrukować, żeby po trzech latach nadal była czytelna, oraz jaka drukarka, taśma i materiał etykiety faktycznie to zapewniają.

Jaka drukarka i jaka etykieta będzie potrzebna?

Co wymagania GPSR faktycznie umieszczają na etykiecie?

Trzy bloki informacji, a warto je rozdzielić, bo wynikają z różnych artykułów i obciążają różne podmioty.

Element identyfikacyjny. Artykuł 9 wymaga, aby producent zapewnił na produkcie numer typu, partii lub serii albo inny element pozwalający zidentyfikować produkt. Musi być łatwo widoczny i czytelny. Jeżeli rozmiar lub charakter produktu na to nie pozwala, ta sama informacja może znaleźć się na opakowaniu lub w dołączonym dokumencie.

Dane kontaktowe producenta. Nazwa producenta, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy oraz adres elektroniczny. Adres elektroniczny oznacza działający adres e-mail albo formularz kontaktowy, a nie marketingową stronę główną.

Dane kontaktowe importera. Jeżeli producent działa poza UE, artykuł 11 przenosi ten sam zestaw danych na importera: nazwa lub znak towarowy, adres pocztowy, adres elektroniczny. Oznaczenia importera nie mogą zakrywać oznaczeń producenta, co w praktyce oznacza albo jedną połączoną etykietę, albo dwie etykiety z wcześniej zaplanowanym miejscem.

Dodatkowo ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie muszą być w języku łatwo zrozumiałym dla konsumenta w kraju sprzedaży, a oferta internetowa musi powtarzać dane producenta i osoby odpowiedzialnej, zdjęcie, typ oraz ostrzeżenia. Sprzedawca na siedmiu rynkach potrzebuje więc albo siedmiu wersji językowych, albo jednej etykiety wielojęzycznej, i to właśnie w praktyce decyduje o rozmiarze etykiety. Dokładne brzmienie artykułów znajduje się w EUR-Lex i warto je czytać z własnym prawnikiem, a nie przejmować od dostawcy, w tym od nas.

Czego GPSR nie wymaga, to kod kreskowy. Żaden przepis nie nakazuje umieszczania na etykiecie symbolu 1D ani 2D. Wiele firm i tak dodaje GS1 DataMatrix, bo niesie on numer partii i numer seryjny w formie, którą inspektor nadzoru rynku albo stanowisko zwrotów odczyta jednym skanem zamiast przepisywać ręcznie.

Dlaczego etykieta termiczna bezpośrednia nie przechodzi kontroli GPSR?

Papier termiczny bezpośredni nie używa taśmy. Głowica przyciemnia warstwę termoczułą, a ta warstwa reaguje dalej także po wydruku. Ciepło, światło słoneczne, tarcie oraz kontakt z plastyfikatorami PCW lub rozpuszczalnikami przyciemniają ją albo wybielają. W ciepłym magazynie lub nasłonecznionej witrynie etykieta termiczna bezpośrednia potrafi stać się trudna do odczytania już po pół roku. Rozporządzenie nie podaje liczby opisującej trwałość, ale wymaga, żeby oznaczenie było widoczne i czytelne, a nadzór rynku może pojawić się lata po wprowadzeniu produktu do obrotu.

Alternatywą jest druk termotransferowy: taśma przenosi pigment na etykietę, a chemia taśmy decyduje, jak odporny jest efekt.

Taśmę i etykietę dobiera się w parze. Taśma żywiczna na papierze się rozmazuje, bo żywica nie wiąże się z włóknem. Wosk na polipropylenie schodzi paznokciem. Jeżeli zmieniasz materiał etykiety, zmień razem z nim taśmę, i wydrukuj jedną etykietę oraz mocno ją potrzyj, zanim zamówisz 10 000 sztuk.

Uczciwy kontrargument: jeżeli sprzedajesz produkt używany w pomieszczeniach, który zużywa się w ciągu roku, i wysyłasz kilkaset sztuk, druk termiczny bezpośredni na papierze jest w porządku i tańszy, a nikt nigdy nie znajdzie w tym uchybienia. Materiał zaczyna mieć znaczenie wtedy, gdy produkt ma długą żywotność, trafia na zewnątrz albo może wymagać wycofania z rynku.

Jak mała może być etykieta GPSR?

Blok ma zwykle od sześciu do ośmiu wierszy: nazwa produktu, typ lub model, numer partii, nazwa producenta, adres producenta, e-mail, nazwa importera, adres importera. Dodaj wielojęzyczny tekst ostrzeżeń, a rośnie błyskawicznie.

Rozdzielczość druku wyznacza dolną granicę. Przy 203 dpi jeden punkt ma 0,125 mm, więc najmniejszy tekst, który po roku używania pozostaje czytelny, to około 6 pkt. Przy 300 dpi punkt ma 0,085 mm i tekst 4 pkt nadal się rozdziela. To różnica między etykietą 50 x 30 mm a zmieszczeniem tego samego bloku na etykiecie 25 x 15 mm.

Jeżeli dodajesz GS1 DataMatrix, ograniczeniem staje się wielkość modułu. Drukarka 203 dpi układa moduły tylko w krokach po 0,125 mm, więc najmniejszy bezpieczny moduł to dwa punkty, czyli 0,25 mm. Drukarka 300 dpi osiąga podobny moduł na trzech punktach i z wyraźnie czystszymi krawędziami. Do wszystkiego mniejszego niż pudełko zapałek kup 300 dpi i przestań walczyć ze sprzętem.

Co zmienia się po 2026 roku?

GPSR nie jest jedynym przepisem dokładającym dane do etykiety. Trzy terminy warto wpisać do kalendarza, bo każdy z nich zmienia to, co etykieta musi nieść, a nie tylko to, co ma zawierać formularz.

Terminy EUDR przesuwano więcej niż raz, więc sprawdź aktualny stan na stronach Komisji Europejskiej o rozporządzeniu w sprawie wylesiania, zanim oprzesz na nich plany. Dla sprzętu konsekwencja jest w każdym przypadku ta sama: więcej pól na mniejszej powierzchni, co przesuwa kupującego z 203 dpi na 300 dpi i z papieru na folię.

Częste pytania

Czy etykieta GPSR musi być na samym produkcie? W pierwszej kolejności na produkcie. Opakowanie albo dołączony dokument to rozwiązanie zapasowe na wypadek, gdy rozmiar lub charakter produktu na to nie pozwala, i trzeba umieć wyjaśnić, dlaczego się nie zmieściła.

Czy mogę dalej używać etykiet termicznych bezpośrednich? Tak, jeżeli produkt jest krótkotrwały i zostaje w pomieszczeniach. Przy produkcie o wieloletniej żywotności termotransfer na folii jest bezpieczniejszy, bo wyblakłe oznaczenie nie jest oznaczeniem czytelnym.

Czy potrzebny jest na niej kod kreskowy? Na gruncie GPSR nie. GS1 DataMatrix z numerem partii i numerem seryjnym to praktyczny dodatek przy wycofaniach i zwrotach, a nie wymóg prawny.

Jestem importerem, nie producentem. Czy potrzebuję własnej etykiety? Potrzebujesz swojej nazwy lub znaku towarowego, adresu pocztowego i adresu elektronicznego na produkcie, opakowaniu lub w dołączonym dokumencie, i nie możesz zakryć oznaczeń producenta. Druga mała etykieta jest zwykle prostsza niż przerabianie nadruku producenta.

W jakim języku muszą być ostrzeżenia? W języku rynku, na którym produkt jest sprzedawany, zgodnie z tym, co określiło dane państwo członkowskie. W Polsce nadzór nad bezpieczeństwem produktów konsumenckich prowadzi UOKiK wraz z Inspekcją Handlową. Sprzedaż do Polski, Czech, Estonii, Finlandii, Łotwy i Litwy oznacza zaplanowanie powierzchni etykiety na sześć języków albo sześć wersji generowanych z jednego szablonu.

Skąd mam wiedzieć, że etykieta przejdzie kontrolę? Wydrukuj, zeskanuj i potrzyj. Jeżeli Twój własny skaner 2D nie odczyta DataMatrix z gotowej etykiety, nie odczyta go też skaner celny ani inspekcyjny.

Co zamówić

Dla większości firm działającą odpowiedzią jest biurkowa drukarka termotransferowa, syntetyczne etykiety foliowe i taśma wosk/żywica, z żywicą zarezerwowaną dla chemii i warunków zewnętrznych. Zacznij od oferty drukarek etykiet, dobierz materiał z etykiet i dopasuj właściwą klasę z taśm termotransferowych. Jeżeli nie masz pewności, która taśma pasuje do Twojego materiału etykiety, zamów po jednej rolce z każdej klasy i przetestuj na rzeczywistym produkcie, zanim kupisz paletę materiału, którego nie da się zwrócić.